Administrasi

A.    Pengertian Administrasi

Administrsi  diartikan sebagai suatu poses pengorganisasian  sumber-sumber sehingga tugas pekerjaan dalam organisasi tingkat apapun dilaksanakan dengan baik. Proses administrasiakan melaksanakan tiga fungsi utama yang berhubungan erat dengan tiga tingkatan umum dalam hierarki formal . di tingkat paling utama, yaitu fungsi pengarahan organisasi, terutama  berkaitan  dengan proses perencanaan janka panjang dari suatu tujuan yang akan dicapai. Ditingkatan kedua , yaitu fungsi manajemen organisasi, terutama berkaitan dengan upaya mempertahankan organisasi sebagai suatu pekerjaan yang terus berlangsung lama, seperti memberikan bahan-bahab, sarana-sarana, intruksi-intruksi dan penciptaan iklim yang diperlukan oleh staf teknis atau profesional yang terlibat dalam proses produksi (hasil). Dan di tingkat terakhir ada fungsi pengawas, fungsi ini mengarahkan penggunaan sumber sumber serta  menjalin agar kegiatan-kegiatan profesional dan teknis dilaksanakan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Ketiga tingkatan ini saling berkaitan , memiliki  derajat saling hubungan secara positif dan mempunyai fungsi yang berbeda-beda, seperti beragaamnya organisasi dari berbagai jenis dan ukuran . misalnya dalam suatu pabrik atau dalam suatu bagian pelayanan sosial medik, fungsi-fungsi pengarahan, manajemen dan pengawasan dapat tertanam hanya pada satu orang. Walaupun demikian , yang terpenting adalah administrasi didefinisikan sebagai proses umum yang pengarahan , manajemen, dan pengawasan merupakan unsur-unsurnya

Menurut Herbert A. Simon[1]

Administration can be defined as the activities of groups cooperating to accomplish commons goals.

Jadi, baginya administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan –tujuan bersama.

Menurut Leonard B. White[2]

Administration can be defined  as the activities of group efforts, public or private, civil or military.

Jadi, baginya administrasi adalah suatu proses yang umum ada pada setiap usaha kelompok –kelompok , baik perintah maupun swasta , baik sipil or militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil.

Menurut Hadari Nabawi[3]

Administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses pengendalian usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan  sebelumnya.

Definisi para ahli tentang administrasi ini sangat banyak sehingga tidak perlu penulis sajikan satu per satu, karena pada prinsipnya mempunyai pengertian yang sama, yaitu antara lain :

a.       Kerja sama.

b.      Banyak orang.

c.       Untuk mencapai tujuan bersama.

 Pengertian di atas dimaksudkan sebagai administrasi dalam arti luas, sedangkan pengertian dalam arti sempit adalah administrasi sebagaimana yang sering kita dengar sehari-hari, yaitu tata usaha. Memang tata usaha merupakan unsur administrasi dalam arti luas. Secara lengkap unsur-unsur pelaksanaannya tersebut sebagai berikut.[4]

a.       Pengorganisasian.

b.      Manajemen.

c.       Tata Hubungan.

d.      Keuangan.

e.       Perbekalan.

f.       Tata Usaha.

g.      Perwakilan.

B.     Fungsi Administrasi dalam organisasi

Fungsi Administrasi terdiri dari: tata usaha, keuangan,  personalia, logistik, dan hubungan masyarakat[5].  Pelaksanaan fungsi administrasi tersebut bersifat operasional dan terpusat pada pimpinan sebagai administrator yang mengelola dan mengendalikan kerja sama.

1.      Tata Usaha

Setiap organisasi harus melaksanakan aktivitas tata usaha karena aktivitas  tersebut terkait dengan penyediaan, penyimpanan dan penyampaian informasi yang diperlukan oleh pimpinan (administrator) dalam melaksanaan tugas pokok dan fungsinya. Tata usaha adalah bagian dari aktivitas tata laksana kantor

Menurut terry, “office management can be define as the planning controlling, and organizing of office work, and actuating those perfoming it so as to achieve the predetermined objuectives”. Selanjutnya terry menambahkan bahwa “....... that office management deals with the planning, organizing, actuating, and controlling of office work. Di samping itu, menurut J.C. Denyer bahwa “office management is the directing and controlling of on office in order to achieve its specified purpose in the most economical.”

Mengacu dari pendapat Terry dan J.C. Denyer di atas, dapat disimpulkan bahwa “office management” bukan aktivitas teknis operasional sebagai penunjang, tetapi justru aktivitas perkantoran. Tata usaha pada dasarnya berfungsi untuk memudahkan tugas pokok dan fungsi pimpinan dalam mengambil keputusan. Oleh sebab itu tata usaha merupakan usaha penyediaan data yang terkait dengan tujuan atau visi dan misi organisasi. Di samping itu tata usaha juga berfungsi untuk melayani atau membantu anggota/staff/karyawan organisasi dalam meningkatkan kinerjanya.

2.      Keuangan

Sering kali kita mendengar statement yang mengungkapkan bahwa “uang bukan segala-galanya, tetapi segala-galanya belum tentu akan efektf dan rasional tanpa uang”. Demikian pula halnya di organisasi  saat ini, bahwa setiap aktivitas dalam organisasi berhubungan dengan keuangan. Nawawi berpendapat bahwa semakin besar aktivitas yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan, maka semakin besar pula dana yang dibutuhkan.

3.      Personalia

Administrasi juga dimaksudkan untuk mengendalikan proses kerja sama antar individu di dalam organisasi agar kebersamaan manusia sebagai agar terjadi ke kompakan di antara mereka. Manulang menjelaskan bahwa personel adalah “keseluruhan orang yang dipekerjakan dalam badan tertentu, baik di lembaga pemerintahan maupun dalam badan usaha”.

4.      Logistik (Pembekalan)

Proses pengelolaan peralatan (logistik/pembekalan) merupakan rangkaian aktivitas pengadaan yang didahului dengan perencanaan, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan. Proses tersebut bermaksud untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi. Oleh karena itu Administrasi Pembekalan dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas pelayanan fasilitas material berupa sarana atau peralatan/perlengkapan kerja dan fasilitas lain yang berpengaruh dan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensinya dalam mewujudkan tujuan organisasi.

5.      Hubungan Masyarakat

Hubungan Masyarakat (Humas) sangat penting eksistensinya  sangat signifikan di dalam organisasi. Tugas pokok humas  adalah memberikan informasi tentang kinerja atau produk organisasi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Pemberian informasi tersebut agar masyrakat mengetahui apa yang dilakukan[6] organisasi atau apa yang dihasilkan organisasi.

C.      Perilaku Administrasi dalam Organisasi

Perilaku administrasi merupakan perilaku individu dalam organisasi yang cenderung memiliki pola yang sama. Semua perilaku tersebut berproses atau merupakan rangkaian yang tidak terputus, karena perilaku yang satu mendasari dilaksanakannya perilaku yang lain. Setiap perilaku administrasi berkesinambungan itu menunjukan pola pengendalian kerja sama sejumah individu, untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Jika pengendalian kerja sama tidak terpola, maka perilaku tersebut bukan perilaku administrasi, meskipun dilaksanakan di dalam sebuah organisasi. Misalnya perilaku mengontrol disiplin personel dalam organisasi adalah perilaku administrasi, karena bermaksud mengendalikan personel agar hanya mengerjakan pekerjaan/aktivitas yang terarah pada tujuan organisasi. Oleh sebab itu, perilaku administrasi merupakan satu kesatuan dengan organisasi dan sangat berpengaruh terhadap perkembangan dan kemajuan organisasi.

D.    Hubungan Administrasi dan Manajemen

Administrasi dan manajemen, banyak pendapat yang mengatakan  bahwa manajemen adalah bagian dari administrasi seperti dia atas dan ada pula sebaliknya. Sebenarnya keduanya tergantung dari tempat atau negara mana pendapat itu berasal.[7] Pada kesempatan lain para ahli administrasi pada umumnya sependapat bahwa manajemen merupakan inti dari manajemen.[8]

Dalam penerapan adminstrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan karena di dalam administrasi terdapat manajemen yang berfungsi sebagai motor penggerak jalannya administrasi Negara.Banyak hal yang membedakan administrasi dengan manajemenai, strata yang berada di atas manajemen, eselon, strategi, qualitative, orang, reflektif,dan generalism.Dalam manajemen meliputi bidang keilmuan eksekusi,fakta, kedudukannya di bawah dari administrasi

Adminmistrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi

Administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsurt dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifar operasional melainkan mengatur tindakan -tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut “bawahan” jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya

Hubungan manajemen dengan administrasi dapat dianggap sebagai suatu proses yang menggerakan kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah dibentuk benar- benar tercapai.

E.     Hubungan Administrasi dan Organisasi

Administrasi dan Organisasi  merupakan aktivitas penunjang dalam mengendalikan proses kerja sama beberapa anggota organisasi/staf/karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Aktivitas penunjang tersebut harus dilakukan secara menyeluruh untuk menyukseskan proses kerja sama. Di samping itu, pelaksanaan aktivitas penunjang tersebut, tentu akan meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan rasionalitas kerja sama.

Ada beberapa orang yang beranggapan bahwa sesungguhnya administrasi dan manajemen adalah sama, hanya saja istilah administrasi digunakan pada badan / organisasi pemerintah, sedangkan istilah manajemen dipergunakan untuk organisasi swasta. Administrator sama [9]artinya dengan manajer, tetapi organisasi untuk pemerintah. Hal ini dapat dilihat pada penggunaan istilah manajer untuk perusahaan swasta yaitu diantaranya manajer pemasaran, manajer pembelian dan lain-lain. Serta kepala bagian administrasi keuangan, kepala bagian administrasi kepegawaian dan lain-lain.

Administrasi merupakan proses kerja sama antar dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan. Kemudian, agar kegiatan kerja sama tersebut berhasil dengan baik maka dibutuhkan sebuah kerangka atau wadah atau struktur. Wadah itulah yang dinamakan organisasi. Administrasi menekankan kepada proses kegiatan pengkoordinasian orang-orang yang berkerjasama, alat-alat dan dana yang digunakan untuk mencapai tujuan yang inginkan. Jadi dapat dipahami, bahwa kegiatan tatausaha masih termasuk dalam arti luasnya adalah keseluruhan kegiatan dalam organisasi. Organisasi adalah wadah/suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi lewat hirarki otoritas dan tanggungjawab, meliputi : memiliki struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan aktivitas di dalamnya.

---

[1] Herbert A. Simon., public administration, Alfred Knopf, New York, 1959, hal 3

[2] Leonard  white, introduction to The Study of Public Administration , The Mac Millan Company, New York, 1955, hal 1

[3] Hadari Nabawi, administrasi personel, Gunung Agung, Jakarta, 1990.

[4] The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Nur Cahaya, Yogyakarta, 1983, hal 12

[5] Nawawi Handari dan M. Martini Hadari, ilmu administrasi, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1994.

[6] Mengetahui : tugas pokok dan fungsi humas (hubungan masyrakat)

[7] Prajudi Atmosudirjo, Administrasi Dan Manajemen Umum, Ghalia Indonesia, jakarta, 1982, hal 32.

[8] Sondang P. Siagian, Administrasi Pembangunan, Gunung Agung, Jakarta, 1985 hal 7

[9] Sahya anggara,