Manajemen

A.      Pengertian Manajemen

Manajemen pada dasarnya adalah upaya mengatur segala sesuatu untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam kegiatan mengatur ini kemudian timbul beberapa masalah. Siapa yang mengatur,mengapa harus diatur , dan apa tujuan dari pengaturan tersebut. Dari pertanyaan tersebut maka diperlukan kegiatan mempelajari, mendalami, dan mempraktikkan konsep manajemen secara baik sehingga tujuan organisaasi dapat di capai dengan baik.

     Karena sifat pengaturan melekat pada manajemen, maka banyak orang yang mengartikan manajemen sebagai tata laksana atau ketatalaksanaan , yaitu suatu kegiatan mengatur , membimbing, dan memimpin orang-orang yang menjadi bawahan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

     Dari uraian tersebut tampak bahwa dalam manajemen terdapat dua hal penting, yaitu :

a.       Jabatan, yaitu kedudukan-kedudukan yang disediakan bagi orang-orang yang memenuhi syarat dan keahlian dalam jabatan tersebut.

b.      Job, yaitu pekerjaan merencanakan, mengatur, mengarahkan, melaksanakan, dan mengawasi atau mengendalikan jalannyakegiatan dalam pencapaian tujuan tertentu.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini disajikan beberapa definisi manajemen menurut para ahli manajemen.

1.      Menurut S.P Hasibuan[1] Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur pemanfaatan sumber daya manusia dan sumbr-sumber lainnya secara efektif untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.      Menurut harlod koonts dan cyril[2] “management is getting things done through people. In bringing about this coordinating of group activity, the manager plans, organizes, staffs, direct, and control the activities other people”. Artinya manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

3.      Menurut Sondang P. Siagian[3] Manajemen  adalah kemampuan dan keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

Dari definisi-definisi tersebut, kita dapat mengetahui bahwa ada yang menyebut manajemen sebagai ilmu dan ada pula yang berpendapat manajemen sebagai seni. Manajemen sebagai ilmu adalah suatu kumpulan pengetahuan yang logis dan sistematis. Manajemen sebagai seni adalah suatu kreativitas pribadi yang disertai suatu keterampilan. Ilmu pengetahuan mengajarkan kepada orang tentang suatu pengetahuan tertentu, sedangkan seni mendorong orang untuk mempraktikannya. Seni dalam manajemen meliputi kemampuan untuk memadukan suatu visi atau tujuan dengan keterampilan tertentu. Dengan demikian, seorang manajer dapat disebut sebagai eorang ilmuan dan juga senian. Orang yang memiliki pengetahuan luas tentang konsep dan prinsip-prinsip manajemen belum tentu dapat melaksanakannya jika tidak menguasai manajemen.

B.     Mengapa manajemen dibutuhkan ?

Manajemen dibutuhkan semua orang atau oganisasi. Tanpa manajemen usaha untuk mencapai suatu tujuan akan sia-sia belaka.

Adapun alasan yang diperlukan manajemen adalah sebagai berikut :

a.       Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan pribadi, kelompok, organisasi atau perusahaan.

b.      Manajemen dibutuhkan untuk menciptakan keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, dan kegiatan-kegiatan dari perusahaan, seperti pengusaha dan karyawan, kreditur dan nasabah, atau masyarakat dan pemerintah.

c.       Manajemen dibutuhkan untuk mencapai efisiensi dan produktivitas kerja organisasi atau perusahaan.

C.    Manajemen Organisasi

`          Eksistensi manajemen dalam organisasi menjadi sangat penting, karena tanpa manajemen tidak akan ada tujuan organisasi yang akan dicapai. Untuk mencapai tujuan organisasi, tentu sangat ditentukan oleh kompetensi individu-individu yang mengendalikan manajemen atau di sebut manajer. Manajer menjalankan tugas dan fungsinya sebagai pimpinan untuk mengefektikan proses dengan memanfaatkan sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi semaksimal munkin.

           Manajemen sangat penting bagi setip aktivitas-aktivitas individu atau kelompok dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen berorientasi pada proses yang berarti bahwa manajemen membutuhkan sumber daya manusia, pengetahuan, dan keterampilan agar aktifitas lebih efektif atau dapat menghasilkan tindakan dalam mencapai kesuksesan.

D.    Fungsi dasar Manajemen Organisasi

Menurut George R. Terry[4] fungsi dasar Manajemen dibagi menjadi empat, yaitu :

1.)    Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah kegiatan yang pertama-tama yang harus dilaksanakan sebelum aktivitas lainnya dilakukan. Oleh sebab itu, perencana yang baik adalah perencana yang berorientasi tujuan (goal oriented).(1993)

Dalam menyusun perencanaan, menurut setiono (1993) ada 7 tahapan yang perlu dilakukan, yaitu 1. Membuat perkiraan yang dihubungkan dengan pencapaian tujuan, 2. menetapkan tujuan, 3. Mengumpulkan data-data informasi yang diperlukan sebagai bahan penyusunan perencanaan, 4. Menentukan alternatif , 5. Menyusun rencana, 6. Menetapkan rencana, dan 7. Melaksanakan rencana. Setelah menyusun dan menetapkan rencana kegiatan, langkah selanjutnya adalah melakukan pengorganisasian.

2.)    Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah suatu proses mendistribusikan pekerjaan dan tugas-tugas serta mengkoordinasikannya untuk mencapai tujuan organisasi

Ada 4 hal yang perlu dilakukan dalam aktivitas ‘organizing’, yaitu a.) membagi dan mengelompokkan pekerjaan, b.) menetapkan pekerjaan yang harus dilakukan , c.) pendelegasian wewenang, d.) menyediakan tempat kerja dan teknologi pendukung. Di samping itu Terry mengungkapkan 6 cara mengorganisasi (how to organize) :

1.      Know the organization’s objctives (mengetahui tujuan organisasi)

Usaha pengorganisasian harus sejalan dengan pekerjaan yang akan dikerjakan atau diselesaikan. Oleh sebab itu, mengetahui atau menetapkan ‘tujuan’ organisasi merupakan langkah yang sangat  penting, oleh karena ‘tujuan’ merupakan syarat yang mendasar dalam melakukan pengorganisasian.

2.      Breakdown the work to be done into compenent activities : Susunlah secara berurut kegiatan/ pekerjaan yang akan dilaksanakan.

3.      Group the activities into practical unit (mengelompokkan kegiatan pada unit/bagian/bidangnya masing-masing) misalnya kegiatan ‘olah raga’ harus berada/dikerjakan/di bawah tanggung jawab kepala dinas/kepala bagian pemuda dan olahraga.

4.      Define clearly the duties to be carried out and indicate by whom. Uraikan atau definisikan dengan jelas tugas yang harus dilaksanakan dan catat person[5]  yang diindikasikan sesuai atau sangat pantas dikerjakan oleh peson tersebut.

5.      Assign  qualified personel setelah tugas difahami tentukan orang/staff yang akan melaksanakan. Apabila organisasi ingin mencapai tujuannya dengan efektif, efisien  dan rasional, maka penentuan orang tidak lagi lagi didasarkan paa “family approach, money approach or political approach’ . melainkan didasarkan pada kesesuaian antara kompetensi yang dimiliki oleh staff dengan tugas yang dia akan laksanakan. Oleh sebab itu, bagi banyak organisasi modern , sebelum menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas tersebut calon pekerja menjalani psyco-test atau poencial academic test. Melalui hasil test itulah akan mudah diketahui tugas yang sesuai dengan caln pekerja yang akan melaksanakan tugas tersebut.

6.      Deligate the require authority to the assigned personnel.  Mendelegasikan kepada person yang telah ditunjuk untuk melaksanakan tugas.

3.)    Actuating/Directing

Setelah melakukan pengorganisasian, langkah selanjutnya yaitu “actuating’ pekerjaan.

Actuating dimaksudkan agar sumber daya manusia dalam organisasi mau dan suka melakukan dan menyelesaikan pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh sebab itu, ‘actuating’ juga diorientasiakan agar setiap individu dalam organisasi diharapkan bersedia melaksanakan dan kenyelesaikan pekerjaannya tanpe menunggu dari perintah atasan. Setiap individu dalam organisasi diharapkan berinisiatif melaksanakan dan menyelesaikan tugas mereka masing-masing. Merekapun diharapkan mampu menjalin kerja sama antara sesama tidak petugas/karyawan serta mencari dan membuka akses ’network’  dengan pihak eksternal tanpa perintah pimpinan.

4.)    Pengawasan (controlling)

Sebagai salah satu dimensi fungsi manajemen, ‘controlling’ dimaksudkan untuk melaksanakan penilaian dan koreksi terhadap proses pekerjaan yang sedang berlangsung.

Tujuan penilaian dan koreksi dalam aktivitas ‘conrolling’ dimaksudkan agar proses pekerjakan yang ditemukan menyimpang dapat diperbaiki. Pimpinan melakukan pemeriksaan dan mencocokkan rencana kerja dengan pekerjaan yang sedang dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Pengawasan  terdiri dari dua tahap[6] 1. Menetapakan standar kriteria pelaksanaan pekerjaan (untuk mengatur pelaksanaan pekerjaan dalam organisasi) 2. Pengawasan adalah pengukuran hasil kerja.

Proses pengawasan tergantung pada kondisi kerja organisasi dan selanjutnya pimpinan/manajer memberikan tanggung jawab kepada seseorang yang diamanatkan khusus untuk melaksanakan pengawasan. Seseorang yang diberi kewenangan untuk melakukan pengawasan harus bebas dari pengawasan.

E.     Peran Manajemen Organisasi

Peran manajemen dimaksudkan untuk menggambarkan peran yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin atau manajer dalam mengelola atau menggerakkan organisasi. Ada tiga peran [7] yang harus dilakukan oleh manajer dalam mengelola atau menggerakan organisasi.

1.       Menjalin hubungan antarpribadi

Ada 3 peran yang harus di jalan oleh seorang pimpinan dalan menjalin hubungan antar pribadi , yaitu sebagai:

a.       Pemimpin simbolis ditugaskan untuk menjalankan kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial, seperti: memberikan ucapan selamat datang kepada tamu, menandatangani dokumen resmi organisasi.

b.      Pemimpin ditudaskan untuk memotivasi, melatih, mengisi staf dan melakukan aktivitas bersama karyawan.

c.       Penghubung betugas untuk memperluas jaringan, memberikan informasi dan melakukan semua aktivitas yang melibatkan pihak eksternal.

2.      Menjaring informasi

Ada 2 peran yang harus di jalan oleh seorang pimpinan dalam menjaring informasi, yaitu sebagai :

a.       Pemantau ditugaskan untuk mencari informasi internal dan eksternal.

b.      Penyebab ditugaskan untuk meneruskan informasi yang didapatkan kepada anggota organisasi.

3.      Peran dalam pengambilan keputusan

Ada 4 peran yang harus di jalan oleh seorang pimpinan dalam mengambil keputusan, yaitu sebagai :

a.      Entrepreneur (wirausahaan) yang ditugaskan untuk mencari peluang dan usaha untuk mengembangkan organisasi dengan jalan pengorganisasian strategis dan mengembangkan program baru.

b.      Disturbance handler (penyelesaian gangguan) yang bertanggung jawab atas tindakan korektif bila organisasi menghadapi gangguan.

c.       Resources allocator (pengalokasi sumber daya) yang membuat  atau menyetujui keputusan-keputusan organisasi serta tanggung jawab atas alokasi sumber daya organisasi.

d.      Perunding yang bertanggung jawab mewakili organisasi melakukan perundingan-perundingan untuk kepentingan pengembangan organisasi.

---

[1] S.P Hasibuan, manajemen dasar, pengertian dan masalah

[2] harlod koonts dan cyril, principles of management and analyses of management function

[3] Sondang P. Siagian, Administrasi Pembangunan

[4] Terry, George. R, Priciple of Management, United state of America, Ruchard D. Irwin Inc 1958.

[5] Person : staff atau pejabat

[6] Menurut Murdiek (1983)

[7] Meneurut Henry mintzberg (robbin,2009)